Blogi

Sisäinen auditointi on käsitteenä laaja. Se voidaan kohdentaa koko yrityksen toimintaan tai valittuun osa-alueeseen. Auditoinnin tekee ulkopuolinen henkilö, joka ei työskentele tarkastuksen kohteena olevassa työtehtävässä, mutta jolla on riittävä näkemys kyseiseen toimintaan. Yleensä auditointi yhdistetään laatujärjestelmään ja sertifiointeihin, tarkoituksena on varmistaa, että toimitaan sovittujen kirjattujen pelisääntöjen mukaisesti.

Vähemmän huomiota ovat saaneet kehittämiseen liittyvät auditoinnit. Rutinoidumme omissa työtehtävissämme, emme kerkeä, halua tai osaa lähteä kyseenalaistamaan tapaamme toimia. Hyvin usein toki tiedostamme tehostamispotentiaalin. Toteutus jää tekemättä, sillä meillä on kiire tai olemme jo niin nopeita omassa mallissamme ja tekeminen tulee takaraivosta ilman suurempaa ponnistelua.  Kuulostaako tutulta?

Mietitäänpä kahta saman alan yritystä, jotka tekevät samalla liikevaihdolla samaa tulosta. Molemmat ovat kasvaneet nopeasti ja tiedostavat, että volyymien noustessa henkilöstö on tupella ja joudutaan hankkimaan lisäresurssia. Näistä toinen päättääkin panostaa sisäiseen auditointiin, tavoitteena toimintojen kehittäminen. Toinen jatkaa puksuttamista vanhaan malliin ja hankkii uutta henkilöstöä tekemään kasvavaa työmäärää. Jälkimmäinen vaihtoehto on työllistämistä ajatellen aivan erinomainen, toivottavasti myös kaikkien osapuolten kannalta pitkäkestoinen.

Mites menee yrityksellä, joka satsasi sisäiseen auditointiin? Henkilöstön aikaa on vapautunut, lisäresurssitarve poistunut ja aikaa jäänyt uusien työtehtävien opetteluun. Tämän yrityksen liikevaihdon kasvaessa suhteellinen kannattavuus on paremmalla tasolla kuin vertailuyrityksen. Todennäköisesti henkilöstö motivoituneempaa, aikaa jää uusille ideoille ja rahaa yrityksen kehittämiseen.

Kumman yrityksen sinä valitset omaksesi?

Panostaminen jatkuvaan parantamiseen on investointi tulevaisuuteen!

 

 

Yrityksen kaikki toiminnot, joko tuottavat ja kuluttavat tai vain kuluttavat yrityksen rahoja. Tyydyttäessä pelkästään kokonaiskannattavuuden, -varallisuuden tai epäoleellisten asioiden seurantaan, menetämme hirveän määrän kallisarvoista tietoa.

Parhaan tuloksen sisäisestä laskennasta saa sen ollessa jatkuvaa, oikeisiin laskentaperusteisiin tukeutuvaa ja oikeita osa-alueita mittaavaa. Seuraavassa ylätason katsaus neljään syyhyn, miksi sisäinen laskenta on yrityksen tuloksen kannalta tärkeintä taloushallintoa:

1. Tiedetään mistä raha tulee, mihin se menee ja missä se makaa
   • Yrityskohtaisesti tulee miettiä oikeat seurantakohteet. Tuottojen osalta ne ovat yleensä asiakkaita, projekteja, tuotteita, palveluja tai kaikkia näitä. Kulujen osalta mittarit ovat euromääräisten lisäksi tehokkuusmittareita. Tuotoissa mainittujen lisäksi mitataan  muun muassa linjoja, toimintoja ja varastoja useammasta eri näkövikkelistä. Kuluja ja tuottoja oikein yhdistelemällä saadaan tuottoja tuovien seurantakohteiden kannattavuudet selville.
2. Päätöksenteon tuki
   • Faktaan perustuvat taustatiedot mahdollistavat nopean reagoinnin ja päätöksien oikean kohdentamisen. On selvää, että oikeita päätöksiä oikeaan aikaan tuottaa parempaa tulosta. Pienillä totuuteen perustuvilla muutoksilla on monesti isoja euromääräisiä vaikutuksia.
3. Henkilöstön ohjaamisen apuväline
   • Jotta henkilöstö tietää, mitä heiltä odotetaan, tulee heidän toiminnoilleen olla asetettuna toimintaa tukevat mittarit tavoitteineen. Henkilöstön tietäessä, mitä heiltä odotetaan he pystyvät kehittämään tekemistään kohti parempaa tulosta. Poikkeamiin ja tavoitteesta jääntiin pystytään puuttumaan heti. Juurisyiden selvittäminen helpottuu ja korjaavat toimenpiteet saadaan tehtyä nopeammin.
4. Jatkuva parantaminen
   • Tärkeintä ei ole tuottaa valtavaa määrää numeroita, vaan hyödyntää tuotettua tietoa. Mittaristolle asetettujen tavoitteiden tulee tukea jatkuvaa parantamista.  Mittareiden lisäksi toimintatapoja pitää säännöllisesti tutkailla kriittisesti, koska jumiudumme toimintatavoissa helposti. Kasvutilanteissa nämä tulevat esille mm. toimitusvaikeuksina, virheinä ja lisäresurssitarpeina. Ennen tähän tilanteeseen ajautumista kannattaa varmistaa toimintojen suoraviivaisuus ja automaattisuus.

Tilintarkastaja tutkii tilit sekä hallinnon ja kirjoittaa nimen paperiin, myöntää vastuuvapaudet ja sillä selvä. Kannattaa hieman miettiä riittääkö tämä.

Hyvä tilintarkastaja perehtyy yrityksen liiketoimintaan ja toimintatapoihin paikanpäällä. Hän varmistaa, että prosessit ja hallinto toimivat oikein lainsäädännön puitteissa sekä sisäisesti sovittujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastuksen tekemiseen vaaditaan perehtymistä, läsnäoloa, toimintojen testausta käytännössä ja haastatteluja.

Huolellisen tilintarkastuksen aikana tulee esille asioita, jotka kuntoon laittamalla vaikuttavat positiivisesti yrityksen tulokseen. Yleensä tilintarkastajalla on myös laajaa asiantuntemusta esimerkiksi verotukseen liittyen. Tärkeää on tiedostaa mihin saakka oma tilintarkastaja voi lisäpalvelujen kautta yritystä konsultoida, voidakseen vielä toimittaa lakisääteisen tarkastuksen. Hyvä tilintarkastaja tietää rajansa ja osaa tarvittaessa ohjata toisaalle.

Tilintarkastuksen lakisääteistä pakosta huolimatta hyvä tilintarkastaja tuo lisäarvoa yritykselle. Panostus lisäarvoa tuottavaan tilintarkastajaan kannattaa.

 

Aloitetaanpa nimeäminen tällä kertaa näin; välttämätön pakko, paras tuki päätöksenteossa, totuuden kertoja, tavoitteet toiminnalle…

Välttämätön pakko, tässä on vinha perä. Onneksi! On pelisäännöt, miten yrityksen rahaliikenteestä pidetään kirjaa, minkä perusteella yrityksen rahavirtoihin kuuluvia velvoitteita hoidetaan. Tämä välttämätön pakko on kirjanpitoa, jossa tulot, menot, omaisuus, velat jne. kohdistetaan niille kuuluville tileille, tiedetään yrityksen tuotot, kustannukset, omaisuus, saatavat ja velat. Kulut kohdistetaan tässä vaiheessa valituille kustannustenaiheuttajille eli kustannuspaikoille. Kirjanpidosta tehtävillä analyyseilla voidaan vertailla vähintäänkin samalla alalla toimivia yrityksiä keskenään. Puhutaan kirjanpidon tuloksesta ja taseesta, johon verot ja verotus eri muodoissaan linkittyy olennaisesti.

Kirjanpitäjä on avainasemassa tässä osa-alueessa. Erinomainen kirjanpitäjä tuntee kirjanpidon ohjeet ja käytännöt, on proaktiivinen, tuntee yrityksen toimialan ja yrityksen toiminnan. Erinomaisen kirjanpitäjän toimesta kulujen jaksotus tulee tehtyä oikeille tilikausille, arvonlisäverot ja muut velvoitteet on laskettu oikein ja oikea aikaisesti, lisäksi tulos on verotuksellisesti optimaalinen ja oikein. Erinomainen kirjanpitäjä auttaa omalta osaltaan yritystä parhaaseen mahdolliseen tulokseen, on yritykselle ensiarvoisen tärkeä ja maksaa itsensä monin verroin takaisin. Tähän kannattaa panostaa! Jos sinulla on erinomainen kirjanpitäjä, kiitä häntä kädestä pitäen. Vielä parempi kiitä halaten.

Tämän perusasian ollessa kunnossa on yrityksellä hyvä perusta erilaisille omiin tarpeisiin tehtäville kannattavuus- ja kustannuslaskennoille sekä mittaristolle.

Seuraavaksi ilmestyvä kirjoitus käsittelee toista välttämätöntä pakkoa.